Bombolles i sitges en el procés de l'empresa

Rebentant la bombolla

La propera vegada que estigueu a la feina, doneu una ullada. Què tan bé treballen conjuntament els departaments?

Diríeu que coneixeu bé el funcionament de cada departament? O com encaixen els seus papers amb els vostres?

A tothom li agrada pensar que el seu propi paper és el més important, que l'empresa no podria funcionar sense el seu departament.

Mal!

Una cosa que sovint veiem en l’auditoria interna és que cada departament treballa dins d’una sitja i es queda dins de la seva petita bombolla de treball aliè al que més passa al seu entorn al negoci.

Tot i que centrar-se en els detalls del que faci és bo, no hauria de ser a costa del panorama general.

Independentment de la indústria, cap empresa pot operar amb un sol departament. Fins i tot les petites empreses amb un sol operador requereixen que porteu barrets múltiples a mesura que assumiu diferents funcions dins del vostre negoci.

Procés de diversos departaments de la companyia

Vegem un exemple senzill dels passos per fabricar un producte existent i vendre'l als nostres clients. Abans de plantejar-vos de fer-ne més, heu de determinar:

• quant producte teniu actualment en estoc
• si té data de caducitat
• si es tracta d’un producte de temporada només necessari en determinades èpoques de l’any
• si hi ha una necessitat actual de fer extra
• si l’empresa té els recursos necessaris per fer-ne més en aquest moment

Les preguntes anteriors solen ser revisades per algú del departament de planificació. També determinaran la quantitat de producte que es vol fabricar i la quantitat de matèries primeres que caldrà comprar.

Normalment, la informació es passa a la direcció per aprovar la producció, la compra de les matèries primeres i la quantitat de temps i personal necessari per completar la fabricació del producte. Normalment, en aquest moment s’inclouen debats amb el departament financer per assegurar-se que l’empresa tingui els fons disponibles per completar totes les tasques.

Un cop finalitzat el procés de planificació i aprovat, es transmeten les dades de les necessitats de matèria primera al departament de compres. Aquí tindran una llista de proveïdors aprovats que utilitzen per redactar comandes de compra per comprar les matèries primeres necessàries. Una vegada més, caldrà aprovar-les, generalment per la direcció, abans d’enviar-les als proveïdors.

Després de demanar les matèries primeres, el departament financer ha d’alliberar el pagament per assegurar-se que la mercaderia es lliura a temps. Cal actualitzar els registres financers per reflectir la quantitat de diners que va gastar l'empresa i per a què. Més endavant, també hauran de fer coincidir aquest pagament amb les factures rebudes com a part del procés de conciliació.

Així doncs, hem demanat les nostres matèries primeres; la resta hauria de ser fàcil, oi?

Els proveïdors han començat a lliurar les nostres matèries primeres, de manera que ara algú ha de comprovar-les per assegurar-se que les comandes són correctes i que la mercaderia es pot utilitzar. La millor manera de fer-ho és comparar les comandes de compra i les factures amb els productes rebuts.

Depenent de la mida del negoci i del tipus de materials rebuts, pot ser qualsevol, des de la recepcionista fins al personal del magatzem o el capatàs del lloc. En empreses més grans, i de nou en funció del tipus de mercaderia, és possible que tingueu una persona que firmi la sessió per confirmar que la mercaderia s’ha rebut al lloc i una altra comprova la qualitat de les matèries primeres.

S’haurà de conservar qualsevol document relacionat amb la matèria primera i és possible que s’hagin d’enviar còpies a diferents departaments per garantir que els seus registres siguin exactes. Quan hi ha tràmits, és aquí on les coses es poden desordenar si hi ha una manca de comunicació o si no entén per què els altres departaments els necessiten i en quins períodes de temps els necessiten.

No podeu pagar una factura si no sabeu el que esteu pagant. Tampoc no hauríeu d’acceptar els productes al lloc si no coneixeu els productes i les quantitats que hi hauria d’haver.

Ara que tenim els nostres materials, podem fabricar els nostres productes.

Un cop més, segons la mida i la configuració del negoci, la manera com s’emmagatzemen, registren i distribueixen les matèries primeres per al seu ús pot ser molt diferent. Un dels punts que hauria de seguir sent el mateix és que s’hauria de registrar quan s’utilitza cada material, per qui i quant. Sense aquesta informació, no sabreu què necessiteu quan comenceu el procés de planificació la propera vegada que vulgueu fabricar el producte.

Comencem a fabricar el nostre producte seguint les instruccions de treball desenvolupades abans de començar a fabricar aquest producte. Les instruccions de treball s’utilitzen per assegurar-se que tots els productes es fabriquen exactament de la mateixa manera i que tenen una qualitat constant.

Cada vegada que algú descobreix una manera de millorar el procés de fabricació, cal actualitzar les instruccions de treball i altres documents del procés perquè es mantinguin actualitzats. El vostre departament d’auditoria interna també pot revisar el procés per assegurar-se que s’estan seguint les instruccions de treball.

Si utilitzeu algun equip per fabricar els vostres productes, heu d'assegurar-vos que l'equip està en bon estat de funcionament. El departament de manteniment necessita un horari establert per provar, reparar i substituir l’equip si cal. Els debats amb la gestió de riscos i / o el personal d’auditoria interna poden ajudar a l’hora d’elaborar aquests horaris.

També s'hauria de registrar, investigar i resoldre qualsevol incident ocorregut durant el procés de fabricació, com ara l'avaria d'equips, el procés de producció no completat correctament o lesions del personal.

Abans de vendre el producte, cal comprovar-ne la qualitat; no voleu vendre un producte inferior o defectuós.

Ara tenim un producte acabat assegut al nostre magatzem esperant la venda, però a qui el venem i per quant?

I continua

El "quant" hauria estat elaborat prèviament per la direcció, de nou el departament de finances estaria implicat per confirmar quant us va costar fer el producte i quants beneficis volíeu obtenir.

Les investigacions de mercat realitzades per algú implicat en la investigació i el desenvolupament haurien estat necessàries al principi per examinar per a què venien altres productes similars i per a què la gent estaria disposada a pagar.

Pel que fa a qui vendre, la vostra investigació de mercat ja ho hauria estudiat al principi, de manera que ja sabeu qui són els vostres clients. El departament de màrqueting haurà elaborat una campanya per dirigir-se als clients adequats, deixant-ho al departament de vendes per fer arribar el producte al client.

Aquest és un procés força implicat, però encara no hem acabat de callar.

De manera similar a la comanda i la compra de matèries primeres, ara hem d’invertir aquest procés per treure els productes de la nostra àrea d’emmagatzematge i al client.

El nostre departament d’embalatge hauria d’embalar la quantitat adequada de cada producte per als clients. Hauríem de crear factures que hauria de pagar el client. El magatzem hauria de confirmar que els productes adequats anaven al client adequat. I el nostre departament financer hauria d’assegurar-se que el client va pagar i que els pagaments es van registrar i conciliar correctament.

A més, com que teníem personal que fabricava els productes, el nostre departament de nòmines hauria de saber qui treballava i quines vegades treballaven perquè poguessin cobrar el seu temps.

Tot i que tot això està passant, encara hi ha alguns departaments que treballen en segon pla. Dos dels principals a tenir en compte són el departament de TI que s’assegura que el personal tingui accés als sistemes i a la informació que necessiten.

L’altra són els nostres netejadors. Independentment de si escolliu utilitzar personal intern o una empresa de neteja externa, algú ha de mantenir l’espai de treball net, ordenat i lliure de possibles perills.

Llavors, a qui hi va participar?

Vist l'exemple anterior, el nostre simple procés de producció i venda ha implicat els departaments següents:

• Gestió
• Planificació
• Compres
• Finances
• Magatzem
• Control de qualitat
• Gestió de documents
• Producció
• Manteniment
• Màrqueting
• IT
• Embalatge
• Vendes
• R + D
• Gestió de riscos
• Auditoria interna
• Investigació d'incidents
• Nòmina
• Neteja

Com podeu veure, hi participen tots els departaments. Si treguéssiu només un d'aquests departaments de la barreja, les coses es posarien desordenades molt ràpidament. Es poden perdre els controls de control, és possible que no tingueu els recursos necessaris per acabar la producció o pagar el personal, podríeu perdre oportunitats de venda o, el que és més important, podríeu vendre un producte que no és apte per al seu ús i que podria ser perillós.

Com eliminem les sitges?

Molt sovint durant una auditoria interna, si veig que hi ha una interrupció de la comunicació o si el personal no està segur de les funcions de les diferents àrees, recomanaré que el personal d’un departament vagi i faci ombra al personal d’altres departaments durant poc temps. Els faig anar i seure a veure què fan realment els altres membres del personal. Tenen l’oportunitat de fer preguntes i entendre millor el funcionament dels departaments.

Essencialment, comencen a veure el negoci com un serp de trencaclosques amb totes les peces que s’ajusten per formar un tot en lloc d’una col·lecció de sitges individuals.

© 2017 Katrina McKenzie