Exemple de full de càlcul de comptabilitat per a petites empreses

Si teniu una empresa, no podeu ignorar la comptabilitat

Si teniu la vostra empresa petita, és imprescindible mantenir bons registres. De fet, fins i tot pot ser un requisit per a la incorporació o la concessió de llicències. Heu de poder veure en qualsevol moment si la vostra empresa és rendible o no. En el moment dels impostos, és encara més crític tenir bons registres comercials durant tot l'any, o és possible que pugueu acabar amb aigua calenta amb les autoritats fiscals.

Configureu fulls de càlcul senzills per als registres d’ingressos i de despeses. Si teniu l’hàbit d’introduir articles als fulls de càlcul el dia que es produeixen, aviat trobareu que formeu un nou hàbit i tindreu bons registres comercials per arrencar. La discussió que segueix s’entén com a orientació i els exemples es basen en algú que opera una petita empresa de serveis (en aquest cas, escrivint i editant) des de casa seva i que no té empleats.

Quins registres he de conservar?

Els requisits varien de jurisdicció a jurisdicció, per la qual cosa sempre és aconsellable consultar amb el vostre govern estatal o provincial, així com amb l’agència tributària federal, per assegurar-vos que enteneu què heu de fer en termes de comptabilitat.

En termes generals, per a una empresa individual, no es requereix un balanç anual i és suficient mantenir fulls de càlcul. Probablement descobrireu que, com a propietari d’una empresa, hi ha lleis que us obliguen a mantenir els vostres registres empresarials durant un període de diversos anys. És possible que també hàgiu d’obtenir un “número d’empresa” de l’agència fiscal per presentar els impostos aplicables a l’empresa.

Pel que fa al manteniment dels vostres registres a efectes fiscals, sempre us heu d’assegurar de conservar la prova per fer una còpia de seguretat de totes les entrades dels vostres fulls de càlcul. Això s’anomena pista d’auditoria. Aquesta pista d’auditoria inclou articles com factures dels vostres serveis i rebuts de les compres que feu. Si utilitzeu el vostre cotxe per al vostre negoci, haureu de registrar el quilometratge en què es produeix l’ús comercial, el cost del gasolina, el cost d’una llicència i les reparacions / manteniment. També s’hauria de fer un seguiment de les factures de telèfon i d’altres serveis públics, inclòs el vostre proveïdor d’Internet. Els fulls de càlcul senzills que podeu configurar mitjançant programari com Microsoft Excel us poden ajudar a estar al dia de tot.

Registres d’ingressos

Només cal fer uns quants passos senzills per configurar un full de càlcul per registrar els ingressos generats per la vostra petita empresa. Si ho desitgeu, podeu aprofundir en molts detalls, però el senzill en general és millor i us impedirà veure la comptabilitat com una tasca.

Bàsicament, tot el que heu de fer és registrar les vostres fonts d’ingressos. Si els ingressos es deriven d’una factura que heu emès a un client per la prestació d’un servei, tingueu en compte els detalls. La vostra pista d’auditoria o “prova” d’aquestes transaccions podria incloure extractes de PayPal, extractes bancaris i factures que vau crear per als vostres clients.

Els encapçalaments de les columnes poden incloure el que vulgueu, però com a mínim ha de constar la data de la transacció o la factura, el nom del client, una descripció dels serveis que vau proporcionar, el número de la factura de vendes (per tal que pugueu fer referències creuades i proporcionar pista d’auditoria) i els impostos aplicats.

També podeu crear fórmules en diferents cel·les per continuar executant totals, o si sou molt hàbil amb els fulls de càlcul, podeu fer coses com un enllaç a altres fulls. La mostra següent es proporciona com a il·lustració per a registres d’ingressos senzills.

Ingressos dels clients que mostren el número de factura

greenlamplady (Kaili Bisson)

Registres de despeses

Igual que amb els registres d’ingressos, mantenir les coses senzilles pel que fa a despeses realment farà que tot sigui relativament ràpid i fàcil. Registreu totes les despeses legítimes que incorreu al vostre negoci en la data en què es produeixin. Intenteu utilitzar descriptors o tipus de despeses com els que fan servir les autoritats fiscals, ja que això us ajudarà realment a l'hora de fer els vostres impostos. Alguns exemples inclouen:

Publicitat
Negoci: ús de les despeses de la llar
Subministraments
Telèfon i serveis públics

Una vegada més, els encapçalaments de columna poden incloure allò que vulgueu, però com a mínim haurien de tenir la data de la transacció, el tipus de transacció, el nom del proveïdor, l'import gastat i els impostos aplicats. Conserveu tots els rebuts i factures com a prova. Podeu tornar a crear fórmules a les cel·les per continuar executant totals de diferents tipus de despeses. A continuació es mostra un senzill full de càlcul de despeses.

Despeses per tipus amb impostos incorreguts

Baixeu-vos una aplicació per fer un seguiment de les despeses

També hi ha moltes aplicacions que podeu descarregar al vostre dispositiu Android o iOS que us permetran fer un seguiment de les despeses empresarials.

La majoria d’aquestes aplicacions s’integren amb força facilitat a paquets com QuickBooks i Excel, cosa que us proporciona tranquil·litat que totes les vostres despeses es capturen. Algunes aplicacions fins i tot us permeten enviar factures per correu electrònic als vostres clients, cosa que permet estalviar temps per a qualsevol empresa petita.

Mantingueu el costum del full de càlcul de comptabilitat

Ara, comenceu a prendre l’hàbit de passar temps en els vostres fulls de càlcul de comptabilitat. Aviat descobrirà que no es necessita temps si es manté al capdavant i, en el moment dels impostos, se sentirà molt content d’haver-ho fet.

Quant de temps triga a formar un hàbit?

De fet, triga almenys 2 mesos a desenvolupar un nou hàbit. Però no us desespereu! Només cal uns quants minuts al dia per afegir algunes entrades al full de càlcul.