Darrere de la marca: què poden fer realment les auditories internes per a vosaltres?

Descobriu com fer que les auditories internes siguin realment útils per a la vostra empresa, no només una casella que cal marcar.

Canva

Auditoria interna per motius equivocats

Amb l’auditoria interna que ara es converteix en un requisit, de vegades les empreses contracten personal d’auditoria exclusivament per poder marcar aquesta casella, sense tenir més idea de què fer-ne.

Molts auditors troben que només reprodueixen auditories externes i, tot i que això pot ajudar quan els auditors externs visiten, no proporciona gaire informació valuosa per al negoci.

Una auditoria interna hauria de ser un exercici constructiu dissenyat per determinar fins a quin punt un sistema de gestió compleix els seus propis procediments i pràctiques. Una auditoria interna també pot identificar millores en els processos empresarials i ajudar amb les comunicacions internes.

Què són les auditories internes?

Tot i que les auditories internes generalment les duen a terme empleats de l’empresa, hi ha hagut un augment de la contractació d’especialistes externs amb l’únic propòsit d’auditoria. De la mateixa manera que externalitzeu els vostres rols legals o financers, també podeu externalitzar els rols d’auditoria.

La vostra auditoria interna és la més important de totes. Permet a una empresa examinar els seus propis sistemes, procediments i activitats per decidir si són adequats per a l'empresa i si realment els segueix el personal.

Proporciona a la direcció informació sobre si s’estan complint els seus estàndards de qualitat, si el sistema és tan eficaç i tan eficaç com hauria de ser i si calen millores.

També poden proporcionar una línia de comunicació a tota l'empresa i ser un gran motivador.

Per a què serveixen les auditories internes?

Els criteris per a les auditories internes solen ser les polítiques, els procediments i les instruccions de treball de l'empresa.

No voleu auditar directament contra una norma externa concreta durant una auditoria interna, bàsicament duplicant el que faria un auditor extern; en lloc d’això, assegureu-vos que les vostres pròpies polítiques i procediments s’utilitzen correctament en les tasques del dia a dia.

Si els documents interns de l’empresa s’han desenvolupat d’acord amb tots els requisits de compliment extern i fan referència als estàndards adequats, s’haurien de cobrir els vostres requisits externs. No obstant això, la comprensió dels estàndards i requisits ajuda a proporcionar una base sobre què ha d'incloure la documentació.

No cal tenir por de les auditories

La majoria de normes i codis requereixen auditories. Les auditories s’han de considerar com un avantatge per a l’empresa, més que com una tasca o una imposició.

S'utilitza una auditoria per recopilar informació que després es revisa i s'informa. En aquest informe es debatrà sovint sobre la necessitat de millores o accions correctives.

Però una auditoria no és una caça de bruixes per culpar a un membre del personal individual o a una àrea determinada del negoci. Les auditories s’han de dur a terme de manera positiva i transparent. El vostre auditor hauria de fer que vosaltres i el vostre personal us sentiu còmodes i segurs de l’auditoria, en lloc de tenir por.

El vostre auditor ha de col·laborar amb vosaltres per assegurar-vos que l’auditoria us funcioni, tot mantenint la seva independència i objectivitat sobre la informació que hagin trobat.

Què pot fer una bona auditoria

Confirmeu si s’estan seguint els procediments documentats
Proporcionar informació precisa sobre l’eficàcia dels procediments actuals
Ajudar al desenvolupament de plans de millora contínua
Identifiqueu on calen canvis en els procediments
Millorar la consciència i la comprensió dels requisits del procés
Ajudeu a minimitzar el risc
Millorar la seguretat en el lloc de treball
Millorar la comunicació interna
Confirmeu les pràctiques laborals positives
Proporcioneu informació per ajudar a augmentar les vendes dels vostres productes o serveis
Deixeu-vos prendre decisions més informades per ajudar el vostre negoci a créixer

Horaris i àmbits d’auditoria interna

Com hem establert que no voleu marcar només una casella i que realment voleu fer un bon ús de les auditories internes, el vostre calendari d'auditoria s'ha de basar en les avaluacions de risc que completeu.

Quines àrees del vostre negoci mostren que necessiten una atenció addicional en aquest moment?
Quines àrees voleu obtenir més informació sobre com estan realment?

Revisió dels vostres recursos

També haureu de revisar els recursos disponibles a l’hora d’establir el calendari d’auditoria.

Quantes auditories pot realitzar realment en un any?
Quants n’hauríeu de fer?
Podeu realitzar prou auditories per fer-vos sentir còmode de satisfer els vostres requisits externs i trobar la informació que realment necessiteu?

L’abast de l’auditoria

De la mateixa manera que heu de donar prioritat a l'hora de crear el calendari anual d'auditoria, també és una part important en el desenvolupament de l'abast de les auditories. L’abast estableix el que realment s’analitzarà en l’auditoria individual. Donada la mida potencial de les àrees i processos que s’han d’auditar, és fonamental saber on es necessita més la seva atenció.

Quan creeu els horaris i els àmbits d’auditoria, heu de tenir en compte el següent:

Avaluacions de riscos completades recentment
Informació relativa a possibles impactes financers, de productes i subministraments
Qualitat dels controls interns: són tan forts com creieu que haurien de ser? S’utilitzen?
Qualsevol queixa dels clients rebuda
Grau de canvi o estabilitat: hi ha hagut un gran canvi de personal? Hi ha hagut el mateix personal al departament des que va començar?
Resultats de l'últim compromís d'auditoria i de les accions correctores enumerades: s'han actuat totes?
Els debats amb el personal de tots els nivells sobre les àrees que consideren necessiten atenció
Es requereixen habilitats o coneixements especials per completar l'auditoria?

És la vostra auditoria

En última instància, independentment de qui realitzi l'auditoria interna, el personal intern o els contractistes externs, es tracta de la vostra auditoria i heu de saber quina informació voleu mirar.

Les auditories poden ser tan senzilles o tan complicades com vulgueu. I recordeu, sou l’únic que realment sap quina informació és valuosa per a vosaltres.

Si voleu esbrinar per què una de les àrees del vostre negoci sempre funciona millor que altres o quin és el dia més popular perquè el vostre personal tingui un dia lliure, una auditoria interna us pot ajudar a esbrinar-ho.