9 estratègies per a un ús eficaç del correu electrònic a la feina i molt més

L’enviament i la recepció de correus electrònics són habituals a les empreses a gairebé totes les comunitats.

Lori Truzy

La importància del correu electrònic per a les empreses

Algunes estimacions situen la quantitat de correspondència diària de negocis en línia en gairebé 130.000 milions a tot el món. El correu electrònic és una eina eficaç per a les empreses, però els missatges electrònics s’han de gestionar amb la màxima professionalitat. Malgrat la importància del correu electrònic en les interaccions empresarials, la majoria dels empresaris poques vegades ofereixen formació sobre l’ús del correu electrònic. Casualment, els treballadors han d’entendre la distinció entre correspondència personal i comercial quan utilitzen recursos empresarials.

Realment, les interaccions comercials amb el correu electrònic poden ser perjudicials si no es duen a terme correctament. Com a assessor de rehabilitació, he treballat amb clients per millorar les habilitats verbals i escrites per a l’entorn empresarial. A més, he ajudat els empresaris a implementar estratègies per comunicar-se eficaçment amb el correu electrònic. A continuació es mostren tècniques que s’han demostrat beneficioses i idees per crear una política útil.

Enquesta

Les interaccions per correu electrònic es produeixen durant tota la jornada laboral.

Lori Truzy

9 Estratègies efectives per a l’ús del correu electrònic a la feina

1. Eviteu els acudits inadequats. L’ús de certes paraules i frases per denigrar una persona pot ser motiu d’acomiadament immediat. Moltes organitzacions tenen polítiques contra l'ús d'un llenguatge explícit, és a dir, escoles. Entre els tipus de comentaris ofensius en el correu electrònic i altres comunicacions s’inclouen: insults racials, declaracions bigotes d’origen nacional, comentaris esbiaixats sobre la discapacitat d’una persona i insults relacionats amb l’orientació sexual. En conseqüència, la investigació ha demostrat que les empreses es beneficien de tenir una reputació respectuosa amb els empleats i el públic en general. Restringiu la vostra visualització personal sobre la comèdia de les comunicacions comercials, inclosos els correus electrònics.

2. Penseu en l’hora del dia. L'hora del dia pot influir en les reaccions a un correu electrònic. Al final del dia, una persona pot enviar una correspondència en línia en un idioma reduït que pot no reflectir el que sabeu sobre l’empleat, el client o el contractista. A més, tingueu en compte si és adequat enviar un correu electrònic en horari de descans. Per exemple, no és una bona idea enviar missatges de text a un supervisor al vespre quan estigui amb la família. (Amb quina urgència necessiteu una resposta? Es tracta millor el problema durant el proper dia laborable?)

3. Intenteu no enviar correus electrònics durant les pauses i el dinar. La gent utilitza els descansos i l’hora de dinar per recuperar l’estrès a la feina. També poden tractar problemes personals durant aquests períodes. Per aquests motius, posar-se en contacte amb una altra persona per correu electrònic pot donar lloc a respostes compostes a corre-cuita amb idees mal expressades a l'hora de dinar o de descans. Una tècnica que solen utilitzar els professionals és reservar un temps durant la jornada laboral per respondre i escriure correus electrònics per tal de mantenir la claredat i la concentració.

4. Determineu quan el correu electrònic no pot ser la millor opció. Els temes relacionats amb converses llargues poden ser més útils mitjançant interaccions cara a cara o mitjançant una trucada telefònica. A més, s’han d’evitar qüestions confidencials o temes sensibles en els intercanvis de correu electrònic al lloc de treball, tret que es tingui el personal o el gestor de recursos humans adequats. Aquests problemes poden incloure: discriminació potencial, discrepàncies salarials i problemes de salut. De la mateixa manera, la pluja d’idees requereix temps i esforç, cosa que fa que aquesta activitat sigui més adequada per a una altra forma de comunicació. En essència, les àrees de discussió que requereixen més de pocs minuts per resoldre poden no ser adequades per al correu electrònic.

5. No respongueu amb ràbia. Rebre una mica de correu electrònic us pot comportar una mentalitat defensiva. Tanmateix, calmeu-vos abans d’enviar la vostra resposta. A l’entorn laboral actual, mostrar tacte és un atribut molt preuat en els empleats. A més, abstingueu-vos d’utilitzar vocabulari profà. Penseu en aquest fet: el correu electrònic enutjat que escriviu pot formar part del cicle de notícies del dia següent o publicar-se a les xarxes socials. En resum, és possible que vulgueu mantenir la vostra feina mentre construïu relacions productives dins i fora de l’organització. En altres paraules, demostrar una capacitat de contenció emocional pot beneficiar la vostra trajectòria professional.

6. Penseu abans d’enviar el vostre correu electrònic. En primer lloc, penseu mentalment a través de la selecció de paraules per obtenir la correspondència. A continuació, escriviu un esborrany del correu electrònic. Finalment, reviseu-lo i feu els canvis que calgui. Si el temps ho permet, permeteu que una altra persona us doni comentaris. Assegureu-vos que el tema sigui el punt central de la interacció.

7. Utilitzeu plantilles quan sigui aplicable. El fet de disposar d’un sistema redueix alguns dels problemes relacionats amb el correu electrònic. Moltes empreses i organitzacions desenvolupen i mantenen correus electrònics amb format per a diverses situacions que són habituals per al negoci. Negar o aprovar serveis, devolució de productes i programació de reunions són només algunes de les àrees adequades per a les plantilles. Quan una organització fa aquest pas, es pot millorar la qualitat del servei, tot reduint els errors en els intercanvis escrits. Les plantilles també són excel·lents eines per estalviar temps.

8. El vostre missatge ha de ser concís i educat. Redacteu el vostre missatge amb la comprensió que escriviu a un altre ésser humà. Utilitzeu una salutació i un tancament cortès. Estigueu concentrats en el propòsit del correu electrònic, evitant l'argot i les trucades de noms. Arribar al punt diplomàticament. No susciteu preocupacions alienes.

9. El teu to importa. No intimideu els companys de feina, contractistes o consumidors per escrit ni cap altra forma de comunicació. Un llenguatge amenaçador pot provocar greus conseqüències. Mantingueu el to del correu electrònic positiu. Demostreu una reflexió avançada incloent frases que demostrin la voluntat de resoldre problemes. Un exemple podria ser: "Estic segur que podem trobar una solució al problema".

Actuar massa ràpidament en un missatge de correu electrònic pot tenir conseqüències

Lori Truzy

Conseqüències legals i consideracions de política

Pot haver-hi ramificacions legals relacionades amb els correus electrònics que s’envien a corre-cuita. De fet, els tribunals han reconegut la correspondència en línia com un registre escrit. Per tant, enteneu el correu electrònic com a memoràndums empresarials, documentació electrònica o declaracions que es puguin examinar si sorgeix la necessitat. En la formació de nous empleats, les empreses es beneficiarien de deixar practicar els treballadors amb diferents escenaris per millorar les seves habilitats en el tractament del correu electrònic. En essència, desenvolupar una política i participar en formació sobre interacció de correu electrònic ajuda una organització a evitar els litigis. A continuació es mostren alguns components importants d’una política eficaç relacionada amb l’ús del correu electrònic. Tanmateix, és possible que els propietaris d’empreses vulguin consultar un advocat abans d’implementar la política al lloc de treball.

Components essencials d’una política de correu electrònic per a empreses

• Indiqueu la rapidesa amb què els empleats han de respondre als missatges legítims en línia.
• Especifiqueu que cada empleat ha de formar-se en l’ús adequat de les plantilles.
• Informar la correspondència en línia dels empleats mitjançant recursos de l'empresa està subjecta a revisió a criteri de l'empresari o de les autoritats quan sigui necessari.
• Definiu quan els empleats poden contactar amb altres empleats, clients o contractistes per correu electrònic. (Els telèfons han d’estar apagats durant les reunions? Els problemes personals s’han d’atendre per correu electrònic durant l’horari laboral? Quan són les seves excepcions?)
• Elaboreu què cal fer en circumstàncies inusuals. (En el cas d'un missatge electrònic especialment inquietant, amb qui s'ha de contactar? S'ha de notificar a les autoritats?)
• Com es complirà la falta de resposta al correu electrònic? A més, s’hauria d’ignorar o reenviar el correu electrònic a un supervisor?
• Detalleu exactament quin idioma no pot contenir un correu electrònic. Per exemple: "Les nostres organitzacions tenen una tolerància nul·la per a insultes racials o de gènere en correspondència verbal o escrita, inclòs el correu electrònic.
• Especifiqueu les conseqüències per incomplir la política. Per exemple, "Si es detecta que un empleat parla de bullying al nostre sistema de correu electrònic, serà sotmès a una revisió per part de RRHH amb la finalització de la feina.

Atureu-vos i reflexioneu abans de prémer el botó d'enviament

Lori Truzy

Enquesta