Taula de continguts:
- 5 maneres de combatre el creep d’abast
- 1. Reuneix requisits clars
- 2. Tancament de les parts interessades
- 3. Procés de control de canvis
- Com realitzar un control de canvis integrat en un projecte
- 4. Negocia
- 5. Fases de futur
No deixeu que el rastre d'abast perjudiqui el vostre negoci. Seguiu llegint per aprendre a superar aquest problema.
Canva.com
La fluència d’abast, també coneguda com a xapat d’or, es produeix quan els requisits que abans no es tenien en compte durant la fase de planificació comencen a incorporar-se a un projecte després que ja s’hagi iniciat el desenvolupament. A mesura que s’acumulin aquests requisits addicionals, els projectes i els equips de projectes començaran a desfer-se del pes del treball addicional. Tot i que pot haver-hi requisits legítims que hauran d’incorporar-se al pla del projecte durant el desenvolupament, la responsabilitat recau en les responsabilitats del gestor de projectes per dirigir converses i implementar processos que evitin que l’abast del treball s’expandeixi més enllà del que es considera crític després que ja s’hagi acordat l’abast inicial. L’article següent presenta cinc eines que els gestors de projectes poden utilitzar per mantenir el control de l’abast.
5 maneres de combatre el creep d’abast
- Reuneix requisits clars.
- Tingueu la signatura de tots els interessats en els requisits.
- Canvieu el procés de control.
- Negoci
- Planifiqueu les fases futures.
1. Reuneix requisits clars
La primera part de la bona reunió de requisits és assegurar-vos que teniu tots els jugadors clau connectats al projecte des del principi. Després de confiar en la participació de tots els actors clau, una bona manera de començar a reunir els requisits és mantenir una conversa inicial amb el patrocinador executiu del projecte per conèixer els seus requisits i deixar-la guiar per saber qui. parla amb el següent. Durant aquestes converses, documenteu els requisits funcionals contra els no funcionals, i també quins requisits es requereixen i quins requisits seria bo tenir. Després d’arribar a un punt en què us sentiu còmode, teniu un inici sòlid a l’hora de construir els requisits, planifiqueu sessions amb l’equip més gran per revisar-ne els requisits i assegurar-vos que tot es tingui en compte. A més,per assegurar-vos que tot es té en compte al principi del projecte, potser intenteu dur a terme una sessió de pluja d'idees o mapejar el flux del procés a un nivell alt per assegurar-vos que tot es tingui en compte. Continueu socialitzant els requisits fins que tingueu confiança que s’han concretat correctament, donant a l’abast del vostre projecte una base sòlida.
El triangle de ferro en la gestió de projectes il·lustra com si canvia algun dels elements d’abast, de calendari o de cost d’un projecte, també canvien els altres dos elements.
2. Tancament de les parts interessades
Després d’haver concretat completament els requisits d’un projecte, una altra bona manera d’evitar l’esclat de l’abast és fer que tots els grups d’interès del projecte iniciïn aquests requisits. Si mai no heu fet que els grups d'interès ho fessin abans, potser us sorprendrà el nombre de requisits que s'afegeixen o modifiquen quan comenceu a demanar-los que hi posin la seva signatura i validin que consideren que tot s'ha capturat. Això pot afegir un temps significatiu al projecte al principi, però us estalviarà molt més dolor, ja que els requisits més nets reduiran el risc de fluència de l'abast. Un avantatge addicional de tenir les parts interessades en subscriure els requisits és que si arriben a vostè mentre el projecte està en fase de desenvolupament i intenten ampliar l’abast del projecte afegint requisits,els podeu recordar el document en què van iniciar la sessió anteriorment i recordar-los que no poden canviar l'abast del projecte sense afectar la cronologia i el cost del projecte.
3. Procés de control de canvis
Un bon procés de control de canvis posa la responsabilitat en l'equip que dirigeix el projecte per aprovar tots els canvis a l'abast inicial del projecte com a grup. Un dels avantatges d’un procés de control de canvis és que serveix de comprovació i equilibri que el gestor de projectes no opera al buit. Un altre avantatge d’un procés de control de canvis és que es comparteix la responsabilitat de la presa de decisions, ja que totes les sol·licituds de desviació de l’abast inicial del projecte presenten una sol·licitud detallada que és verificada per l’alt dirigent del projecte. Com a part de la revisió, el lideratge del projecte no només ha de revisar el nucli de preguntes, sinó també els riscos, els costos i els recursos associats a fer aquest treball.
Com realitzar un control de canvis integrat en un projecte
4. Negocia
No tingueu por de negociar amb els grups d'interès que vulguin canviar l'abast acordat d'un projecte. Això requerirà una mica de creativitat per part vostra. Una bona tàctica a utilitzar pot ser dir que estaria encantat d’incloure aquest requisit a l’abast del projecte, però només si es retallen altres elements de l’abast existent per alliberar recursos, diners i temps per adaptar-se al canvi. Com a alternativa, si el sol·licitant creu fermament que compleix un requisit específic, pot escriure la sol·licitud de control de canvis i presentar-la al comitè. Alternativament, una altra opció és explorar maneres alternatives de construir allò que el sol·licitant està buscant d’una manera que no tindria un impacte dramàtic en l’abast existent.
5. Fases de futur
Una altra tàctica és treballar amb l’individu que busca ampliar l’abast d’un projecte i veure si hi ha una oportunitat per fer aquest treball com a part d’una fase futura. Es tracta d’una venda especialment fàcil si el sol·licitant té molta feina que li agradaria veure realitzada. Potser l’avantatge més gran d’aquest enfocament és que us proporciona més temps per analitzar les sol·licituds adequadament i desenvolupar el millor pla per executar afegint aquesta funcionalitat.
© 2016 Max Dalton