Com gestionar el vostre correu electrònic de manera més eficaç a la feina

No seria bo que la vostra safata d'entrada pogués semblar la pila de paper de la dreta i no la de l'esquerra? A continuació s’explica com començar a ordenar el correu electrònic.

Com gestionar el correu electrònic de manera efectiva a la feina

Sents que reps massa correus electrònics a la feina? Poseu els ulls enlaireu i sospireu quan obriu el compte de correu electrònic i trobeu centenars de missatges que esperen ser oberts, escanejats, esborrats o tractats?

Alguns dies sembla que es necessita més temps per assistir a tasques de correu electrònic que per fer realment qualsevol treball. El correu electrònic no estava destinat a fer que les nostres jornades laborals estiguessin més ocupades. El correu electrònic es va desenvolupar com una manera d’accelerar l’enviament de missatges importants i reduir l’excés de residus de paper. Però la realitat és que la tecnologia de correu electrònic no és una panacea per millorar l'eficiència de les comunicacions empresarials. Per què? Com que, com totes les tecnologies, el correu electrònic depèn completament de com escolliu utilitzar-lo per satisfer les vostres necessitats. L’afirmació “escombraries, escombraries” s’aplica a la forma en què utilitzeu (o abuseu) els vostres comptes de correu electrònic de treball.

Al seu llibre Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox, l' experta en comunicacions Christina Cavanagh ofereix consells sobre com:

Controleu i filtreu eficaçment el que acaba a la safata d'entrada

Identifiqueu i gestioneu els missatges trivials i de baix valor que generen desordre a la safata d’entrada

Comprendre i gestionar els problemes causats per les llistes de distribució i correu electrònic de grup

El llibre també ofereix consells i suggeriments útils per evitar problemes legals causats per l’ús inadequat del correu electrònic al lloc de treball. Aquí teniu alguns recordatoris senzills que us ajudaran a evitar les trampes habituals del correu electrònic.

1. Recordeu sempre que els correus electrònics són registres permanents.

No hi ha cap cosa com el correu electrònic suprimit. Tot i que pot semblar que s’ha eliminat un correu electrònic del vostre sistema, no teniu cap manera de saber si el destinatari ha suprimit el vostre missatge. De fet, un cop enviat un correu electrònic, no hi ha manera de saber què passarà amb ell. Es podria reenviar, copiar o desar com a captura de pantalla. Utilitzeu només el correu electrònic de la feina per a missatges legítims i professionals. Eviteu sempre incloure qualsevol informació als vostres correus electrònics relacionats amb la feina que no vulgueu que els vostres supervisors coneguin o examinin públicament.

2. No deixeu mai el vostre correu electrònic sense vigilància.

Protegiu sempre el vostre compte de correu electrònic amb contrasenyes i assegureu-vos que els programes de correu electrònic no es deixin oberts al vostre ordinador portàtil o d’escriptori. Cavanagh assenyala que si una altra persona accedeix al vostre compte de correu electrònic per enviar informació ofensiva, potencialment il·legal o perjudicial en nom vostre, pot ser molt difícil demostrar que no heu estat l'autor d'aquest missatge.

3. Sigueu transparent sobre les polítiques de la vostra organització quant a l'ús, l'emmagatzematge i la supervisió del correu electrònic al lloc de treball.

Utilitzeu pancartes al final dels correus electrònics per notificar als usuaris (remitents i destinataris) els seus drets i responsabilitats legals en relació amb les transmissions de correu electrònic. Es poden utilitzar pancartes per notificar als usuaris de correu electrònic si i com es supervisaran les seves transmissions de correu electrònic. Un extracte de Gestió del vostre correu electrònic proporciona una redacció de mostra per a una pancarta que notifica als usuaris de la xarxa de correu electrònic del govern els límits de privadesa:

La propera vegada que envieu o rebeu un correu electrònic d'una corporació o un òrgan governamental, mireu-ho bé i comproveu si utilitzen un bàner de divulgació als seus correus electrònics.

Val la pena que el llibre electrònic gratuït que heu obtingut per inscriure-us a un butlletí electrònic rebés el pes de la safata d’entrada?

4. Deixeu de registrar-vos a subscripcions de correu electrònic que mai no llegireu.

Una vegada tenia un compte de correu electrònic addicional que semblava aquest. Vaig continuar posposant el tracte amb els correus electrònics i, per tant, es van anar acumulant. Finalment, vaig decidir tancar tot el compte. L’havia configurat per llegir butlletins electrònics, feeds i altres subscripcions gratuïtes, però no tenia temps de llegir totes les cartes electròniques gratuïtes a les quals m’havia inscrit.

5. Utilitzeu el correu electrònic amb menys freqüència.

El control del nombre de correus electrònics que genera us ajudarà a controlar la quantitat de correus electrònics que obtindreu a canvi.

Si voleu reduir la quantitat de correu brossa i la informació inútil que rep, tingueu en compte la quantitat de correu electrònic que envieu a altres persones. Cavanagh assenyala que allò que més ens agrada del correu electrònic també és el que més ens odia. Ella ens diu: "Ens encanta perquè podem enviar el mateix missatge a moltes persones amb una sola pulsació de tecla; l'odiem perquè rebem massa d'aquests missatges".

Des d’utilitzar la funció “Respon-ho tot” en lloc de dedicar-se el temps a seleccionar els destinataris adequats, fins a reenviar cartes en cadena “inspiradores o divertides”, la majoria de nosaltres hem participat en males pràctiques de correu electrònic que ens frenen a nosaltres i als nostres companys de feina. Proveu d’adoptar alguns bons hàbits de correu electrònic com aquests:

Mantingueu els missatges curts i al punt.

Mantingueu les vostres llistes de distribució actualitzades i elimineu els destinataris de correu electrònic que ja no formen part d’un departament o que participen activament en un projecte compartit.

No utilitzeu les llistes de distribució de la vostra organització per promoure projectes personals ni la propera captació de fons del vostre fill. Comparteix aquest tipus d’avisos a la sala de menjador o a un tauler d’anuncis comú.

Què penses? Quines són les vostres mascotes més importants sobre la gestió del vostre correu electrònic? Comparteix les teves opinions als comentaris.

Recordatori: no us confieu massa en el correu electrònic.

Per més eficaç que tingueu a l’hora de gestionar el correu electrònic i evitar que es faci càrrec de la vostra jornada laboral, de vegades una trucada telefònica personal és la millor manera d’afrontar una situació. Però si la idea d’agafar el telèfon i parlar amb un ésser humà real us posa nerviós, relaxeu-vos, esteu en bona companyia. Hi ha molta gent que prefereix enviar un missatge de text o un correu electrònic que parlar per telèfon. Un article en línia a The Science of Us ofereix alguns consells i idees de psicòlegs sobre per què alguns de nosaltres tenim por de fer trucades telefòniques i què podem fer per superar aquesta por.

Els psicòlegs expliquen l’ansietat del telèfon i com superar-lo

Consell de correu electrònic de bonificació: si una de les coses que us fa tornar bojos pel fet d’utilitzar el correu electrònic és el fet que la gent triga per sempre a respondre als vostres missatges, potser és el moment d’examinar el final del missatge. Voleu finalitzar el missatge de correu electrònic amb una crida a l'acció específica i clara o el vostre inici de sessió és massa desitjós?

En lloc de tancar un llarg missatge amb "Què en penseu d'aquest pla?" proveu de fer una pregunta més específica. Podeu provar de preguntar: "Quins dels cinc punts que he enumerat creieu que hauríem d'implementar immediatament?" Feu una pregunta específica relacionada amb els punts que heu fet al correu electrònic i esteu creant una sensació d’urgència preguntant quins articles necessiten més atenció en aquest moment.